Trình bày dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính sẽ giúp tính toán và quản trị thông tin dễ dàng hơn. Vậy dữ liệu kiểu số này được phân loại ra sao? Đâu là định dạng phổ biến được sử dụng nhiều nhất hiện nay? Để nắm được thông tin quan trọng trên hãy cùng tìm hiểu với Testerpro trong bài viết dưới đây nhé!
Định nghĩa về dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính
Bảng tính trong các ứng dụng phần mềm thường xuyên được sử dụng để thực hiện các phép tính dựa trên dữ liệu cơ sở để tính tổng, tính tỷ lệ phần trăm hoặc tính giá trị trung bình…… Ngoài những bảng tính kiểu số thì bạn cũng có thể là hiển thị thông tin cần thống kê bằng cách tạo bảng tính dưới dạng biểu đồ.
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin kéo theo đó là sự ra đời của nhiều chương trình bảng tính khác nhau. Bên cạnh Microsoft Excel – chương trình bảng tính được sử dụng phổ biến và rộng rãi nhất thì bạn cũng có thể lựa chọn thêm nhiều chương trình thay thế khác như:
- Google Sheet – Google trang tính (Sử dụng trực tuyến trên Google và hoàn toàn miễn phí).
- iWork Numbers (Bộ chương trình soạn thảo dành riêng cho MacOs).
- LibreOffice
- Lotus Symphony
- OpenOffice ……
Phân loại dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính
Dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính được sử dụng khá phổ biến dưới 2 kiểu sau:
Dữ liệu kiểu số
Bạn có thể sử dụng dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính để thực hiện các phép tính tử trong chương trình bảng hoặc trong ứng dụng của ngôn ngữ lập trình.
Có thể điền các số từ 0 – 9, thậm chí bạn có thể nhập cả số nguyên âm và số nguyên dương trong cùng 1 chương trình bảng. Tuy nhiên, quá trình nhập dữ liệu này sẽ có sự khác biệt:
- Với số nguyên âm bạn có thể điền dấu “-” ở trước hoặc điền số trong dấu ( ). Đây đều là hai cách điền chính xác sẽ trả về kết quả số âm như bạn mong muốn.
- Với số nguyên dương thì bạn sẽ nhập theo cách thông thường hay làm trong các bảng tính.
Dữ liệu kiểu ngày giờ
Định dạng ngày giờ cũng là 1 trong các định dạng kiểu số trong các chương trình bảng tính hiện nay. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để tạo hàm công thức, tính toán giá trị dữ liệu hoặc sử dụng để phục vụ cho các công việc khác có liên quan tới dữ liệu kiểu số.
Bên cạnh đó, các dữ liệu trong định dạng này có thể hiển thị dưới nhiều dạng khác nhau chẳng hạn như YY – MM – DD. Thêm vào đó, các định dạng kiểu số còn tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau tùy vào mục đích sử dụng như:
- General: Là định dạng chung của dữ liệu kiểu số, sử dụng dữ liệu này sẽ trả kết quả về giá trị mặc định.
- Number: Dữ liệu kiểu số với dấu phảy lên tới hàng 1000 hoặc cũng có thể lấy số lẻ tùy theo định dạng khi chương trình được lập trình.
- Accounting: Giá trị của kiểu dữ liệu này sẽ không tồn tại đối với số nguyên âm.
- Currency: Được sử dụng nhiều nhất trong các chương trình bảng tính đặc biệt là đối với các bài toán được lập trình. Bên cạnh đó, chúng cũng được sử dụng để định dạng tiền tệ, khi này giá trị kiểu số sẽ được gán thêm đơn vị tiền tệ nhưng kết quả trả về không bị ảnh hưởng khi chuyển từ number sang string text.
- Time: Định dạng kiểu giờ.
- Date: Định dạng kiểu ngày, bạn có thể tùy chọn nhập dưới 3 định dạng phổ biến như yy/mm/dd, dd/mm/yy hoặc dd/yy/mm.
- Fraction: Kết quả của định dạng này sẽ trả về dưới dạng phân số của số thập phân.
- Scientific: Kết quả chứa các số trong E cộng với cá con số 0 phía sau.
- Percentage: Dữ liệu kiểu số trả về kết quả dạng phần trăm.
- Text: Định dạng hỗ trợ chuyển đổi từ số thành chuỗi văn bản.
Tổng hợp 4 định dạng phổ biến nhất dành cho dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính
Định dạng Numbers
Trong định dạng này bạn cần chú ý tới:
- Sample: Tính năng này cho phép người dùng có thể xem trước các định dạng dữ liệu trước khi hoàn thành.
- Decimal places: Giúp xác định số lượng định dạng cần thiết sau dấu phảy là bao nhiêu?
- Use 1000 Separator (,): Tính năng giúp ngăn cách hàng nghìn trong dữ liệu.
- Negative number: Hỗ trợ điều chỉnh số nguyên âm trong tệp dữ liệu.
Định dạng phân số
Nếu kết quả dữ liệu trả về định dạng 10 số thập phân thì khi này định dạng phân số sẽ là chức năng cơ bản giúp bạn định hình lại kết quả khi chuyển từ số thập phân về dạng phân số.
Thêm vào đó, đối với chương trình bảng tính Excel hoặc các chương trình khác bạn không thể nhập phân số dưới dạng A/B mà bạn cần nhập vào bảng tính giá trị thập phân trước khi thực hiện chuyển sang phân số.
Định dạng ngày tháng và thời gian
Định dạng ngày tháng năm sẽ hỗ trợ bạn chuyển đổi thời gian chính xác tại múi giờ tại vị trí hiện tại.
Định dạng số Scientific
Thường được sử dụng để biểu thị những con số lớn nhất hoặc nhỏ nhất. Đặc biệt, khi này số 0 sẽ được hiển thị theo cấp số E hoặc dưới dạng mũ.
Ví dụ: Dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính sẽ không hiển thị 20 tỷ dưới dạng các số 0 đơn thuần mà khi này nó sẽ hiển thị dưới dạng 1E + 20.
Bên cạnh đó dữ liệu kiểu số dưới dạng scientific còn hỗ trợ người dùng tính toán các phép tính tử hoặc các hàm trong chương trình bảng tính. Các hàm điển hình có thể bao gồm:
- SUM, SUMIF – sử dụng để tính tổng dữ liệu 1 điều kiện hoặc nhiều điều kiện.
- COUNTIF hoặc COUNTIFS đếm dữ liệu và thống kê dữ liệu theo điều kiện duy nhất hoặc dưới dạng nhiều điều kiện khác nhau.
- Hàm xử lý chuỗi dạng ngày tháng hoặc số.
- Hàm index match…..
Top 5 chương trình bảng tính phổ biến dành cho dữ liệu kiểu số
Với nhiều lựa chọn chương trình bảng tính khác nhau tuy nhiên các ứng dụng bảng tính được nhiều người lựa chọn thì đều có chức năng và cách sử dụng tương tự nhau, đặc biệt là Excel và Google Sheet. Đây là 2 chương trình bảng tính được xem là thông dụng nhất hiện nay nhưng ngoài các ứng dụng đó thì bạn cũng có thể tham khảo thêm 5 ứng dụng khác dưới đây:
iWork Numbers
Numbers là một trong những ứng dụng cung cấp dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính siêu tiện lợi với chức năng chính giúp phân tích các data report chất lượng cao. Tuy chúng cũng hiển thị dữ liệu kiểu số trực quan nhưng so với Excel và Google Sheet thì Numbers vẫn có 1 vài khuyết điểm sau:
- Dữ liệu trực quan từ số cho tới text: Bắt đầu sử dụng ứng dụng bạn sẽ thấy chương trình bảng tính được tối ưu hóa khác biệt so với giao diện của Microsoft Excel. Chính vì thế, khi sử dụng Numbers người dùng sẽ có thêm nhiều không gian để sáng tạo chương trình bảng tính cho riêng mình.
- Đem tới người dùng kho mẫu temple với đa dạng các hình dạng khác nhau lên tới hơn 600 mẫu.
- Truy cập tại nhiều vị trí khác nhau mà không lo bị gián đoạn.
- Chỉ sử dụng dành riêng cho sản phẩm của Apple.
Apche Openoffice
Apche Openoffice gây ấn tượng với người dùng bởi công cụ Calc, có thể sử dụng thay thế Excel hoặc Google Sheet. Hơn nữa, ứng dụng cũng hoạt động với hiệu suất mạnh mẽ khi phân tích các dữ liệu crunchers đặc biệt là đối với dung lượng dữ liệu nhỏ.
Ngoài ra, khi tạo dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính Apche Openoffice còn đem tới một vài ưu điểm sau:
- Phù hợp với mô hình kinh doanh riêng bởi tính năng Calc.
- Người dùng sẽ được hướng dẫn và áp dụng các chức năng siêu tiện ích vào bảng tính thông qua Wizards.
- Bạn có thể lưu trữ dữ liệu ở toàn bộ các chương trình bảng tính bằng các định dạng quốc tế và phân tích chúng trên hệ thống thiết bị nền tảng khác nhau.
Zoho
Chương trình bảng tính Zoho đem tới nhiều tính năng hữu ích giúp bạn phân tích các giá trị dữ liệu số và truy cập vào tệp ở bất kỳ vị trí và thời gian nào. Bên cạnh đó, dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính Zoho còn đem tới cho người dùng 1 vài ưu điểm sau:
- 350 chức năng khác nhau giúp đơn giản hóa chương trình bảng tính bao gồm các công thức và bộ lọc công thức tính toán giúp phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác nhất.
- Chuyển đổi định dạng tệp dễ dàng như các đuôi .ods, .xls, .xlsx và .csv.
- Có thể truy cập và tệp ở bất kỳ địa điểm nào và dễ dàng share cho nhiều người dùng khác nhau.
LibreScript
Cũng có tính năng tương tự với Apche Openoffice, LibreScipt cũng đem tới cho người dùng nhiều tính năng hữu ích trong quá trình xử lý dữ liệu kiểu số.
Spread32
Spread32 là chương trình bảng tính có thể thay thế cho excel hoặc google sheet với đầy đủ các tính năng có liên quan trực tiếp với dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính như tính toán, chèn vào biểu đồ, lọc thông tin dữ liệu hoặc thiết lập các giá trị định dạng khác …….
Bên cạnh đó, ứng dụng có hơn 300 các chức năng khác nhau giúp từ lượng giác cho tới toán học, các tính năng liên quan tới tham chiếu, thành phần kỹ thuật hoặc các yếu tố logic khác.
Nhưng nếu bạn mong muốn xử lý dữ liệu một cách toàn diện và có chiều sâu hơn thì không nên sử dụng Spread32 bởi ứng dụng không thể giải quyết dữ liệu với khối lượng quá lớn.
Ứng dụng thực tế của dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính
Dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính sẽ hỗ trợ người dùng quản lý nhiều công việc khác nhau thông qua 1 số công thức cơ bản sau:
Hàm SUM
Là hàm tính tổng hỗ trợ tính toàn bộ giá trị của các ô dữ liệu trong bảng tính. Bên cạnh đó bạn cũng có thể sử dụng chúng để tính tổng vùng dữ liệu cần tính.
Công thức: =SUM(Number1,Number2,Number3)
Ví dụ: Tính tổng của giá trị 20, 40, 60. Kết quả sẽ hiển thị bằng ảnh minh họa sau:
Hàm AVERAGE
AVERAGE là hàm tính giá trị trung bình của vùng dữ liệu có trong chương trình bảng tính.
Công thức: =AVERAGE(number1,number2,…)
Trong đó:
- Number1 là các giá trị tham chiếu từ ô thứ 1 nằm trong phạm vi mà bạn muốn tính giá trị trung bình.
- Number2 là các tùy chọn giá trị tiếp theo trong bảng tính, tối đa là 255 ký tự.
Ví dụ cụ thể quan sát trong hình ảnh dưới đây:
Hàm MIN, MAX
Sử dụng tính giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất của vùng dữ liệu nhất định.
Công thức:
=MIN(Number1,Number2,…)
=MAX(Number1,Number2,…)
Ví dụ:
Đa số các công thức trên đều được ứng dụng thực tế vào nhiều công việc có liên quan tới:
Tài chính
Dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính tài chính thông thường sẽ được tạo với dữ liệu có liên quan tới thông tin tiền tệ, ngân sách, thuế, lập hóa đơn tài chính, giao dịch tài chính, tổng biên lai, tính giá trị trung bình về các dự toán trong tương lai……
Các biểu mẫu Forms
Các forms biểu mẫu thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất công việc, sử dụng tính tổng công trong tháng, các biểu mẫu thông tin người bệnh……
Điểm số
Sử dụng bảng tính để theo dõi học viên, tính tổng điểm phảy cuối năm, xác định các trường dữ liệu có liên quan khác như số điểm cao nhất, số điểm thấp nhất.
Trên đây là toàn bộ các thông tin quan trọng có liên quan tới dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính mà chúng tôi vừa tổng hợp đến bạn. Có thể nói dữ liệu kiểu số sẽ liên quan tới nhiều công việc khác nhau và chúng cũng phục vụ nhiều cho công việc của bạn. Mong rằng thông tin trên là hữu ích tới bạn giúp bạn có thể hiểu và áp dụng những kiểu dữ liệu phổ biến trên vào công việc hiện tại.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các kiểu dữ liệu trong Access cơ bản nhất hiện nay
